محاضرات لطلبة السمة الثانية ماستر تخصص قانون التوثيق

المحاضرة الثانية :

المحور الرابع

المراسلات الإدارية

      إن قيام الإدارة بمختلف أعمالها القانونية والمادية يتطلب استخدام العديد من الوثائق في معاملتها الداخلية والخارجية، حيث تختلف هذه الوثائق حسب طبيعتها وموضوعها فكل وثيقة تستخدم في مجال معين وتتميز بشكل مختلف عن غيرها، ومن أهمها نجد المراسلة، المحضر، التقرير،عرض الحال، القرار جدول الإرسال.

أولا: تعريف المراسلة الإدارية

المراسلة هي الأداة المستخدمة للتواصل أو ربط علاقات بين الإدارة وأشخاص آخرين طبيعيين أو اعتباريين، أو للاتصال مع المصالح الإدارية الأخرى . كما تعد المراسلة الإدارية من أهم الوثائق المستعملة في الإدارة العمومية، لكونها تتعلق بطلبات واحتياجات الإدارة سواء بين المصالح المتواجدة داخل الإدارة الواحدة، أو تكون من طرف سلطة عليا كالإدارة المركزية إلى غيرها من هيئات عدم التركيز التابعة لها على المستوى المحلي كالمديريات، أو من هيئة مركزية إلى هيئة لامركزية أو العكس.

يقصد بالمراسلة الإدارية هي كل رسالة صادرة عن مؤسسة إو هيئة ذات طابع إداري تتناول موضوعا يتعلق بالمنفعة أو المصلحة العامة، سواء كانت هذه المراسلة موجهة لشخص معنوي أو طبيعي. يستخدم في تحرير المراسلة الإدارية الأسلوب الإداري كما أنها تخضع لضوابط شكلية في تحريرها.

ثانيا: الضوابط الشكلية للمراسلة الإدارية

      للمراسلة الإدارية مجموعة من القواعد الشكلية يجب على المحرر احترامها وإتباعها، فهذه الضوابط لا تخضع لها المراسلة الإدارية فقط، ولكنها تشترك في أهمها مع الوثائق الإدارية الأخرى كالدمغة والطابع والرقم والتاريخ والإمضاء. ومن أهم العناصر الشكلية التي تتميز بها المراسلة الإدارية:

·        الدمغة

·        الطابع

·        رقم التسجيل

·        المكان )المصدر(  والتاريخ

·        عنوان المراسلة )المرسل المرسل إليه(

·        موضوع المراسلة

·        المرجع إن وجد

·        المرفقات

·        الإمضاء

·        النسخ المرسلة

1- الدمغة

       الدمغة وهي تلك الصياغة المتضمنة مجموعة من الكلمات التي تصف طبيعة النظام السياسي القائم عليه في الدولة، حيث نجدها في أعلى ووسط المراسلة في الصياغة المكتوبة " الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية".

2 - الطابع

       ويقصد به توضيح طبيعة وتسمية السلطة الرئاسية والهيئة أو المصلحة المعنية بتحرير الوثيقة. فهو مجموعة من العبارات والألفاظ التي تبين الجهة التي صدرت عنها المراسلة، وغالبا ما يعكس الطابع التسلسلي والتنظيمي للإدارة، ولما نجد في الطابع عدة بيانات تبين الجهة التي أرسلت المراسلة والتسلسل الإداري الذي تخضع له، كما نجدها مدونة في الأعلى بالجانب الأيمن للمراسلة تحت عنوان الدمغة مباشرة.

مثلا: وزارة التعليم العالي والبحث العلمي

المديرية العامة

المديرية الفرعية للمستخدمين

التسمية الأخيرة أي المديرية الفرعية للمستخدمين تدل على أنها هي الهيئة

المصدرة للمراسلة، إذن فالطابع يشمل جميع الهيئات المذكورة.

3 - رقم الترتيب

       وهو ذلك العدد التي يتم من خلاله تسجيل المراسلة في سجل خاص بالمصلحة أو الهيئة التي قامت بإصدار المراسلة، مع توضيح اسمها بشكل مختصر وذكر السنة بالأرقام في أخر العدد ويكون أسفل الطابع مباشرة.

         إن رقم الترتيب أو كما يسميه البعض برقم التسجيل أو الرقم التسلسلي، فهو يسهل عملية الرجوع للمراسلة في السجل الخاص بها، ويسمح بالعثور على آثار الرسالة  .

على سبيل المثال:

الرقم: 112 /م.ف.م/ 2019

الاسم المختصر يقصد به المديرية الفرعية للمستخدمين

4 - المكان والتاريخ:

        يجب تحديد مكان وتاريخ تحرير كل وثيقة إدارية، فالمراسلة يتم فيها تحديد كلا من المكان والتاريخ في أعلى الوثيقة بالجانب الأيسر، ولهما أهمية بالغة من الناحية القانونية والتنظيمية لأنهما من الشكليات الجوهرية. فالتاريخ يبين وقت إصدار الوثيقة وترتيب أثرها القانوني من يوم علم المخاطبين بها، وللتاريخ أهمية من حيث تحديد وقت إصدار الوثيقة والتظلم بشأنها، كما هو مقرر قانونا في التظلم والطعن القضائي بشأن القرار الإداري .

5 - عنوان المراسلة )المرسل والمرسل إليه(

        يتكون عنوان المراسلة من الجهة المرسلة والمرسل إليه، ويتم كتابته على يسار المراسلة، ويكون بالضبط أسفل الطابع من الناحية اليسرى ، فهويبين مسلك المراسلة وتوجيهها، وأحيانا إذا كانت المراسلة إلى سلطةعليا أو وصية تكون تحت إشراف سلطة سلمية.

على سبيل المثال:

رئيس المجلس الشعبي البلدي

لبلدية ...............

إلى

السيد مدير الإدارة

المحلية لولاية ................

تحت إشراف

رئيس دائرة .................

6  - موضوع المراسلة

       ويقصد بالموضوع الفكرة التي تتمحور حولها المراسلة الإدارية، ويتم صياغتها بشكل مختصر ومفيد حتى يتسنى للجهة المرسل إليها معرفة مضمون المراسلة من خلال الموضوع المدون في وسط المراسلة.

7 - المرجع

        وهو السند أو المصدر المعتمد عليه في إعداد المراسلة، فقد يكون نص قانوني أو تنظيمي وحتى مراسلة صادرة عن الجهة المرسل إليها، حيث تعتبر بمثابة رد عل المراسلة المذكورة في المرجع. مثلا:

الموضوع: ب/خ إحصاء الموظفين  بجامعة وهران ............

المرجع: مراسلتكم رقم......... المؤرخة في.........................

 

8  - المرفقات:

        وهي مجموعة من الوثائق التي ترسل مع المراسلة، ولها أهميتها وقيمتها الموضوعية والتي تؤكد موضوع المراسلة كأوراق ملف معين أو وثائق لإثبات موضوع المراسلة،ويتم الإشارة إلى المرفقات في أسفل الموضوع أو المرجع إن وجد، كما يجب ذكر طبيعتها وعددها بشكل واضح..

9  - الإمضاء

       يعد الإمضاء من أهم العناصر الشكلية الجوهرية في المراسلة الإدارية لكي تضفي عليها طابع الرسمية. فالإمضاء هو التأشيرة التي يضعها الموظف المؤهل قانونا لتحرير الوثيقة أو إصدارها باسم مصلحة أو إدارة معينة بصفته مسؤولا عنها، فهو يحمل الاسم الوظيفي والشخصي فهو يضفي على المراسلة الإدارية الصبغة الرسمية فهو يعد شرطا أساسيا وفي حالة تخلفه لا يمكن أن ترتب أثرا قانونيا

للإمضاء أهمية بالغة في تحرير الوثائق الإدارية ويختلف عن غيره من المصطلحات كالتوقيع، الذي يعتبر إقرار لما يدونه من تصريحات فهو لا يلزم إلا صاحبه لأنه يتضمن الصفة الشخصية فقط عكس الإمضاء .يجوز لصاحب الاختصاص أن يفوض إمضائه عندما يجيز له القانون، باعتباره وسيلة من وسائل عدم التركيز الإداري من خلال تفويض الإدارة المركزية لهيئات عدم التركيز الإداري، ولتسهيل ممارسة العمل الإداري وتقريب الإدارة من المواطن نتيجة لكثرة الوثائق الإدارية التي تتطلب

الإمضاء، ولذلك نجد بعض المسؤولين الإداريين قد أقر لهم القانون تفويض إمضاءاتهم لمرؤسيهم، حيث نجد على سبيل المثال تفويض الوزير بالإمضاء للوالي، وتفويض الوالي لمدير الإدارة المحلية.

10- النسخ المرسلة:

       وهي تلك الأوراق المصورة للمراسلة ذاتها أي نسخ، ويتم إرسالها إلى هيئات أخرى لها علاقة بموضوع المراسلة، وتكتب في أسفل المراسلة في الجهة اليمنى .

ثالثا:  أنواع المراسلات في الإدارة

       تتعامل الإدارة بالعديد من المراسلات فمنها ما هو صادر عنها ذو طابع إداري وبعضها ذو طابع شخصي، والأخرى مرسلة إليها وتسمى  بالمراسلة الشخصية ذات طابع إداري ولكل من هذه المرسلات خصائص ومميزات .

 1 - المراسلات الإدارية ذات الطابع الإداري -

        ويقصد بها المراسلات التي تكون بين الإدارة وغيرها، سواء كانت داخل الإدارة أي بين مختلف المصالح أو في تعاملاتها مع غيرها من الإدارات والمؤسسات، وتتنوع هذه المراسلات حسب طبيعة موضوعها وما تتضمنه في محتواها ونذكر من أهمها:

·        رسالة مصلحية

·        رسالة تذكير

·        رسالة تنبيه

·        رسالة تحويل

·        جدول الإرسال

أ- رسالة مصلحية:

      وهي تلك المراسلة التي تصدر عن مصلحة معينة وموجهة إلى مصلحة أخرى، وتتضمن هذه المراسلة موضوعا مشتركا يهم كلا المصلحتين في تسيير شؤونهما،ولذلك سميت بالمراسلة المصلحية

 

ب-  رسالة تذكير

      وهي المراسلة الثانية والتي سبقتها مراسلة أولى في نفس الموضوع، والسبب في تسمية مراسلة تذكير على أنها تعلم الجهة المرسل إليها بأنه قد راسلتها من قبل وفي نفس الموضوع ولم تتلقى أي رد، ولذلك فهي تؤكد مرة ثانية بالرد على المراسلة.

ج-  رسالة تنبيه:

     ويقصد بها المراسلة الثالثة التي ترسل لى الهيئة المعنية بشأن الرد على موضوع المراسلة الأولى، أي بعد رسالة تذكير لتؤكد للجهة المرسل إليها بالرد عاجلا على المراسلة دون تماطل وإهمال 22 ، ويكون هذا النوع منالمراسلات موجه من سلطة عليا في السلم الإداري.

د-  رسالة تحويل:

       وهي الرسالة التي ترد خطأ إلى إدارة معينة وتقوم هذه الأخيرة بتغيير وجهة الرسالة إلى الإدارة المعنية أي المرسل إليها .

ه-  جدول الإرسال:

         وهو وثيقة إدارية تتضمن إرسال وثائق وملفات مرفقة بها، حيث تبين بالتحديد طبيعة الوثائق وعددها والجهة المرسل إليها مع التأشير عليها في خانة مخصصة حتى يتم التأكيد على أن الجهة المرسل إليها قد استلمت الوثائق المذكورة في جدول الارسال. كما أن جدول الإرسال هناك من

يسميه بحافظة الإرسال لأنه ليس كالمراسلة تحتاج إلى شرح وتفصيل واستعمال الصيغ المستعملة في المراسلة.

-المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي

       إن دور الإدارة مرتبط بتحقيق النفع العام ونشاطها لا يتعلق فقط فيما بينها أو مع غيرها من المؤسسات والإدارات العمومية، بل لها علاقة بينها وبين أفراد المجتمع وذلك من خلال المصالح التي تربطهم بالإدارات العمومية. فالمراسلة الإدارية ذات الطابع الشخصي هي مراسلة إدارية تتضمن جميع

الضوابط والمعايير الشكلية التي تتميز بها المراسلة الإدارية لأنها صادرة عن السلطة الإدارية وموجهة لشخص طبيعي معين تتعلق بموضوع أو مسألة مشتركة بينهما كأن تقوم الإدارة بالرد على طلب هذا الشخص مثلا. وهناك بعض المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي الموجهة إلى سلطات وشخصيات معينة، يسلتزم الأمر احترام مكانة هذه الشخصيات من خلال استعمال عبارات تليق بمكانتهم على سبيل المثال:

فخامة الرئيس -

معالي الوزير -

سعادة السفير

 

3 - المراسلة الشخصية ذات الطابع الإداري

          وهي الرسالة التي يقوم بكتابتها المواطن لإدارة عمومية بشأن طلب معين، ولكن هذه الرسالة لا تخضع للمعايير الشكلية التي تتقيد بها الإدارة في تحرير مراسلتها خصوصا الدمغة، وهو ما نجده في الواقع العملي فكثير من الأشخاص يذكر الدمغة في رسائلهم وإن كان هو يعبر عن انتمائه لهذا الوطن أو هذه الدولة، ولكنه غير ملزم لأنها هذا الأمر منطقي على عكس الإدارة التي يجب أن تكون مراسلتها ذات طابع رسمي وتخضع لسلطة وسيادة الدولة.

 

نموذج نظري للمراسلة الإدارية

الدمغة

الطابع                                                                 المكان والتاريخ

رقم الترتتيب

عنوان المراسلة

الموضوع

المرجع

المرفقات

المضمون:

.........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

 

النسخ المرسلة

 الإمضاء

 

-رابعا: صيغ تحرير المراسلات الإدارية

       إن استعمال الأسلوب الإداري في تحرير المراسلات يقتضي استخدام مجموعة من الصيغ في التقديم والعرض والختام، وهو ما يميز الأسلوب الإداري عن غيره من الأساليب.

 1 - صيغ التقديم

        يقصد بصيغ التقديم هي العبارات التي تستعمل في بداية المراسلة بعد ذكرموضوع المراسلة، ومن أهم الصيغ نجد مصطلح يشرفني ثم يتم ذكر موضوع المراسلة مثلا:

يشرفني أن أوافيكم بالملف المتكون من

........................................................................

يشرفني أن أطلب منكم

..........................................................................................

2  - صيغ العرض

        وهي مجموعة من الكلمات والعبارات التي يتم استعمالها في تحديد وتحليل موضوع المراسلة، وتختلف هذه الصيغ حسب الجهة المرسلة وموقعها في السلم الإداري،بمعنى أن الكلمات المستعملة تختلف من الرئيس إلى المرؤوس والعكس .

فالرئيس يقرر ويأمر اتخاذ التدابر اللازمة أما المرؤوس يطلب ويستأذن استصدار الإجراءات والقرارات الصادرة عن الرئيس.

3 - صيغ الخاتمة

        ويقصد بها الكلمات التي تستعمل في خاتمة المراسلة والتي تؤكد على موضوع المراسلة حيث تختلف هذه الصيغ حسب موقع المرسل في السلم الإداري لتنفيذ مضمون المراسلة، وفي السطر الأخير نجد صيغ الخاتمة تتضمن عبارات الشكر والتقدير .